 |
| Ảnh minh họa - Nguồn:internet |
Doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc thu thập dữ liệu kịp thời
Theo khảo sát của Smarsh được thực hiện với các chuyên gia tuân thủ trong ngành tài chính, 83% cho biết các công ty của họ đã triển khai các công cụ họp trực tuyến nhưng chỉ 22% trong đó thiết lập chương trình lưu giữ và giám sát nội dung. Các công ty đang phải vật lộn với việc cập nhật dữ liệu kịp thời để quản lý danh mục đầu tư và đưa ra quyết định, nhất là khi làm việc từ xa đã tạo thêm nhiều thách thức cho quá trình giám sát.
Các giám đốc kinh doanh (CCO) luôn muốn có sự nhất quán, kiểm soát và hiệu quả về mặt dữ liệu nhưng điều này là bất khả thi. Các bản cập nhật thông tin đến với nhiều định dạng khác nhau vào thời điểm khác nhau, khiến việc thu thập và làm cho dữ liệu có thể sử dụng được rất khó khăn.
Trên hết, CCO phải đảm bảo công ty của mình tuân thủ một danh sách dài các quy định. Để đáp ứng yêu cầu tuân thủ, CCO giao nhiệm vụ cho nhân viên hoàn thành công việc bằng mọi cách, điều này có thể dẫn đến nhiều tiêu cực.
CCO cố gắng điều chỉnh quy trình làm việc, thời hạn và trách nhiệm nhưng sự tiến bộ chỉ có thể tăng dần với quy mô hạn hẹp bởi cách phổ biến nhất được áp dụng là giám sát thủ công. Đây là lý do tại sao các nhóm đầu tư thường nghi ngờ về các báo cáo và phân tích liên quan đến danh mục đầu tư. Đó cũng là lý do khiến các CCO sợ đối mặt với các vấn đề tuân thủ.
Cải thiện việc thu thập dữ liệu để đảm bảo yêu cầu tuân thủ
Sự thiếu minh bạch về dữ liệu không chỉ gây nguy hiểm cho các nỗ lực đầu tư mà còn gây nguy hiểm cho việc tuân thủ. Do đó, các DN tìm đến giải pháp sử dụng phần mềm nhập dữ liệu theo những cách có thể quản lý được.
Theo đó, các phần mềm cung cấp cho CCO khả năng xử lý, phân tích thông tin sơ bộ và ước tính cùng với dữ liệu kế toán cuối cùng. Chất lượng và tính nhất quán của dữ liệu tăng lên đáng kể, giúp đơn giản hóa việc tuân thủ. Độ chính xác, minh bạch và kịp thời của dữ liệu cũng giúp các CCO đưa ra quyết định tốt hơn.
Chìa khóa của cách tiếp cận này là công nghệ ghi dữ liệu một lần, sau đó gửi dữ liệu đến hệ thống phù hợp để hạch toán danh mục đầu tư, phân tích hiệu suất, báo cáo và theo dõi đầu tư. Với công nghệ này, các DN có thể cải thiện việc thu thập dữ liệu, đồng thời loại bỏ sự can thiệp của con người, nhất là giảm khả năng xảy ra lỗi khi nhập thông tin thủ công.
Ngoài ra, DN có thể xây dựng các quy trình tùy chỉnh và tổ chức luồng dữ liệu. Với tất cả dữ liệu được thu thập dưới dạng một nguồn duy nhất, các công ty có thể tổ chức quy trình để làm nổi bật các mục đích dự kiến như báo cáo của ủy ban đầu tư, phân tích đặc biệt và tuân thủ.
Đặc biệt, nếu DN yêu cầu bằng chứng về một con số cụ thể, CCO có thể hiển thị ngay lập tức kèm theo chú thích sau một vài lần nhấn phím. Như vậy, những công việc mà trước đây phải mất cả tiếng đồng hồ của nhân viên đều có thể giải quyết chỉ trong vài giây, giúp việc tuân thủ trở nên bớt căng thẳng hơn.
Hơn nữa, phần mềm phù hợp không chỉ giúp DN tăng tính minh bạch và tuân thủ dữ liệu dễ dàng hơn mà còn tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí. Sau cùng, các CCO chỉ cần dựa vào dữ liệu để giải quyết các vấn đề tuân thủ, thay vì phải nỗ lực tạo ra chúng./.
THÙY LÊ (tổng hợp)
